淺談如何做好專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案工作
◎? 王麗萍
專業(yè)技術(shù)人員是企事業(yè)單位的行為主體，在推進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)事業(yè)發(fā)展中起到了重要作用,。專業(yè)技術(shù)人員的檔案建設(shè)是專業(yè)技術(shù)人員管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作,，如何建立和完善專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案，全面,、系統(tǒng)地了解和掌握各類專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)狀況,，考核他們的業(yè)務(wù)水平及工作能力，使得人盡其才,、合理使用,，是企事業(yè)單位人才管理的一個(gè)重要方面，可以從以下方面進(jìn)行嘗試,。
一,、“專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案”的界定
專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案是真實(shí)記載和全面反映一個(gè)專業(yè)技術(shù)人員工作經(jīng)歷,、職務(wù),、學(xué)識(shí)水平和工作業(yè)績(jī)的個(gè)人檔案。它具有人事檔案和普通文書檔案的特點(diǎn),，形成了自己的特色：
?。ㄒ唬I(yè)技術(shù)人員的基礎(chǔ)材料。主要包括專業(yè)技術(shù)人員的履歷表,、學(xué)歷,、學(xué)位畢業(yè)證書復(fù)印件（包括學(xué)歷變動(dòng)）、繼續(xù)教育學(xué)分證書,、計(jì)算機(jī)模塊成績(jī)單,、職稱外語(yǔ)成績(jī)單、結(jié)業(yè)證書的復(fù)印件等,；各種專業(yè)技能考試,、考核合格證書,、資格證書等，反映專業(yè)技術(shù)人員個(gè)人資歷和業(yè)務(wù)技能水平的各種材料,。
?。ǘI(yè)技術(shù)人員任職資格評(píng)聘材料。主要指專業(yè)技術(shù)人員職稱晉升中形成的文件材料,，包括歷次任職資格申報(bào)表,、評(píng)審表、任職資格證書以及聘任證書,。
?。ㄈI(yè)技術(shù)人員從事科研技術(shù)的成果材料。主要包括反映專業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)的專業(yè)工作總結(jié),、技術(shù)報(bào)告,、發(fā)表的學(xué)術(shù)論文、主持或參與的科研項(xiàng)目完成者證書和獲獎(jiǎng)證書等,。
?。ㄋ模I(yè)技術(shù)人員的考核材料。主要是每年度對(duì)專業(yè)技術(shù)人員考核的考核登記表,。內(nèi)容有本人述職,、培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)情況,，學(xué)術(shù)論文及重要技術(shù)報(bào)告情況,，完成主要專業(yè)技術(shù)工作情況，工作獎(jiǎng)懲情況,，部門領(lǐng)導(dǎo)評(píng)定意見,、考核小組審核意見，主管部門領(lǐng)導(dǎo)意見及被考核人意見等,。
二,、專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的歸檔要求
專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案不可能囊括人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐中所反映的全部信息，它只能取其精華,，擇其本質(zhì),。
（一）堅(jiān)持適用性,。凡管理對(duì)象的專業(yè)技術(shù)成果,、重要調(diào)查報(bào)告、社會(huì)反響及價(jià)值,，凡各種考核的結(jié)論,、鑒定材料，凡其他能反映管理對(duì)象道德品質(zhì),、學(xué)識(shí)水平的有關(guān)材料,，都是專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案立案歸檔范圍,。
（二）堅(jiān)持時(shí)效性,。進(jìn)行完畢的事,，應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸檔?；蚨ㄆ?，如半年、一年一次,，由檔案管理人員對(duì)檔案對(duì)象的有關(guān)材料整理,、篩選，或不定期,，隨時(shí)能反映能力信息的有關(guān)材料歸入專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案,。
（三）堅(jiān)持科學(xué)性,。要采取多種渠道,，運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，不斷提高攝取人才信息的效率,。由人事部門統(tǒng)一設(shè)計(jì)填寫能力信息卡（表）,，可以運(yùn)用聲像材料，增加信息貯存量,；可以采用電子計(jì)算機(jī)和微縮技術(shù)管理專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案等,。
三、專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案材料的分類
現(xiàn)階段,，專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案材料應(yīng)分為三類：
?。ㄒ唬┵Y格類。即各級(jí)專業(yè)評(píng)審委員會(huì),、學(xué)術(shù)組織,、人事部門對(duì)該人員專業(yè)技術(shù)職務(wù)、學(xué)識(shí)水平的正式認(rèn)定和專業(yè)工作年限等的界定材料,，包括歷次專業(yè)技術(shù)職務(wù)升降的任職資格表冊(cè)和證件,，主要有《專業(yè)技術(shù)干部專業(yè)技術(shù)職務(wù)呈報(bào)表》《已聘任（任命）專業(yè)技術(shù)職務(wù)的專業(yè)技術(shù)干部基本情況卡片》,，以及其他類似材料,。
（二）自傳類,。即專業(yè)技術(shù)人員對(duì)自己學(xué)識(shí)水平,、工作業(yè)績(jī)按時(shí)間順序作項(xiàng)目的自我回顧、估價(jià),，包括《專業(yè)技術(shù)工作自傳》《業(yè)務(wù)小結(jié)》《專業(yè)技術(shù)職務(wù)申請(qǐng)表》等,。
?。ㄈ┛己祟悺＝M織上和各種專業(yè)評(píng)審委員會(huì),、評(píng)審小組對(duì)該人員學(xué)識(shí)水平和工作業(yè)績(jī)的考核材料和推薦意見,，包括《專業(yè)技術(shù)干部業(yè)務(wù)考績(jī)檔案》，單位對(duì)該人員晉升某級(jí)專業(yè)技術(shù)職務(wù)的《推薦報(bào)告》《綜合材料》《基層單位考核意見表》,、群眾座談材料等,。
四、專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案材料的鑒別
專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案材料鑒別的內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：
?。ㄒ唬┎牧鲜遣皇窃搯T的,。要防止張冠李戴，把不是該員的材料裝進(jìn)該員的檔案,。
?。ǘ┎牧鲜遣皇菍儆趯I(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容。把屬于專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的材料和不屬于專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的材料加以區(qū)別,，擇其是者而歸檔,，并將非專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的材料另作處理。
?。ㄈ┎牧锨謇硎遣皇欠嫌嘘P(guān)政策規(guī)定,。要注意兩點(diǎn)：一是以文件規(guī)定為準(zhǔn)繩，堅(jiān)決按照專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案規(guī)定的內(nèi)容,，該歸入檔案的要?dú)w入,；二是以審查結(jié)論為依據(jù)，對(duì)材料真?zhèn)?、價(jià)值作出判斷取舍,。
利用專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅的工作，人事部門應(yīng)嚴(yán)格按照有關(guān)部門規(guī)定的內(nèi)容,，結(jié)合相關(guān)要求,，提供證明材料。查閱或接觸專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的人員,，必須是黨員干部,。查檔時(shí)不能在檔案上劃圈批注，拆散,，未經(jīng)批準(zhǔn),，不得復(fù)制，借閱時(shí)間一般不得超過兩個(gè)星期,。
（作者單位：湖南省自然資源調(diào)查所）
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